電話をかける
今回は電話をかけることについてになります。電話をかける際に最も気をつけるべきことはやはり相手のことを考えることです。忙しい時間帯に電話をかけたり長い時間話し続けたりガヤガヤしたところで電話をかけたりと…電話は声以外の情報は届けられないので声が重要になります。印象の良い対応を心がけましょう。
電話をかける前に
メモの準備や事前確認など準備しておくことがいくつかあります。
- 筆記用具とメモの用意 相手の返事の内容をメモしておく必要があるかもしれないときには予めメモの用意をしておくと安心です。
- スケジュール帳やカレンダー 後に訪問や再度確認の電話などのアポをとる場合には手元に卓上カレンダーや予定が確認できるスケジュール帳があればスムーズになります。
- 電話内容に関する資料 今回の目的である内容に関する資料、相手の会社の情報なども予め手元にあると良いです。
本当に電話で話す内容か
電話は離れた場所からリアルタイムで会話をすることができる便利なものですが時間がかかったり複雑な内容の話となると伝え忘れや聴き漏らしなどの原因にもなります。それが非常に大切な内容であるなら直接お伺いする日を決めたり事前に資料を送ったり何かしらの対応をしておくと良いと思います。
予め話す内容をまとめておく
一言一句とまではいかないまでもどのように話を進めていくかを大まかにまとめておくと会話もスムーズになります。
電話をかける際は電波の良い静かな場所で
聴き取りにくい環境下での通話はお互いのストレスになり大事な情報が届かない可能性もあります。極力は人の少ない場所で電話をかけましょう。
電話をかけるタイミング
話す内容がまとまり下準備ができたら次はタイミングになります。相手先にもよりますが、一般企業であれば始業直後、昼休み直前、終業直前などタイミングの悪い時間帯があります。飲食店であればお昼と夜のお店が混む時間帯は電話をかけるタイミングとしてはよくありません。
前もって話せる時間帯を聞いているのであればその時間帯に、そうでなければそれ以外の時間帯を狙って電話をかけてみましょう。手が離せないようであれば改めてかけ直します。どのような時でも相手最優先です。
好印象な話し方
会話の基本でもあったように電話も基本は会話です。丁寧な言葉遣い、気持ち高めのトーン、スピードの意識は電話の時でも好印象につながります。
資料やスケジュールの確認の際などには一旦保留音を流しておくと余計な音が相手に聴こえることが無くなるので使っていきましょう。
それにプラスしてこちらの姿が見えないからといって以下のような行為は避けましょう。
- 別の作業をしながら
- 背もたれに寄り掛かりながら
- 頬杖をつきながら
- ペンカチカチ
- 受話器を置く際にがちゃんと音を出す
- 先に電話を切るなど…
これらの行為は自分の姿が見えなくとも悪い姿勢やながら通話をすることで声の変化や話し方から相手に良くない態度が伝わってしまう可能性もあります。
ビデオ通話
リモートが定着しつつある現代では会議などはモニター越しにするのも一般的になっています。会議となると社内の人間同士なので最低限服装に気をつければ良いですが、取り引き先との通話の際は特に気をつけましょう。見えるところだけ(上半身のみ) 身なりを整えて下は履いてないとか…万が一のことを考えてしっかり完璧な状態で臨みましょう。
背景があまり綺麗に整っていない場合も極力スッキリさせておいた方が相手は話に集中することができます。
相手が不在…
予想外の事態でいちばん起こりうるものとして考えられるのは電話は繋がったけど相手が不在…ということだと思います。
急を要する内容であったり簡単に伝えられる内容などにより対応を変えていくと良いです。
基本的に相手が不在の場合は戻り時間や都合の良い時間帯を確認して再度こちらからかけ直します。
急ぎの内容の場合は折り返し連絡をしていただくようにお願いをします。もしくはすぐに連絡を取れるか確認をする場合もあります。
話の内容が簡単な場合は電話応対をしてくださった方に伝言を伝えることもあります。
今回は電話をかけることについてでした。何か一つでも参考になれば幸いです。
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