電話を受ける
今回は電話を受けることについてになります。前回はかけるほうでしたが今回はかかってきた電話を受ける側になります。お問い合わせや商談の話などどのような電話がかかってくるかは分かりませんのでしっかり対応できるように準備しておきましょう。電話をかける時と基本は同じなので合わせてご確認いただければと思います。

会社の印象を大きく左右する
会社にかかってくる電話は基本的にお客様や他者の取り引き先や商談相手であることが多いです。なのでこの電話応対の善し悪しで会社のイメージが決まってしまうと言っても過言ではありません。印象の良い電話応対をするためにいくつか注意すべきことがあります。
会話が基本
会話の基本でもご紹介した通り話し方のみで会社の印象が決まります。印象の良い電話を心がけるために丁寧な言葉遣い、気持ち高めのトーン、スピードの意識は常に注意しておきましょう。
コールは3回以内に
電話の呼び出し音が3回以内に取る=素早い対応となる考え方になります。ただ、いつでも取れるかと言われたら時間がかかってしまう場合もあります。そんな時は「大変お待たせしました」「お待たせしてしまい申し訳ございません」など一言添えると印象が良くなります。
メモの準備
いつどのような電話がかかってくるかは分かりません。簡単な要件であれば問題ありませんが細かい説明や伝言を受ける際にはメモに書き留めておくと安心です。
文章を決めておく
会社によっては電話応対の際にこう名乗るようにと定型文のようなものがあるかもしれません。
例えば 「お電話ありがとうございます、株式会社〇〇の田中がお受けいたします。」など初めに名乗る文章は自分の言葉としてスラスラ言えるようになっておきましょう。
相手の名前(会社名)を聞く場合

要件を聞いたあとにもしかしたら相手が名乗るのを忘れている可能性があります。そんな時は「失礼ですが、お名前を伺ってもよろしいでしょうか?」などと言って名前を聞きましょう。丁寧に聞くことを意識しましょう。
不在の場合
かかってきた電話で自社の担当者が不在の場合も考えられます。電話をかける際に不在だった場合の逆のことをする必要があります。担当者が何時頃戻るのか、急ぎであれば折り返しのご連絡を差し上げるか、伝言で済ませるか、要件と名前、連絡先を確実に聞いておきましょう。
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