メールを送る

メールを送る

 

 

今回はメールを送るについてになります。ご存知の通りメールは離れた相手にその場で文字やデータを送受信することのできる非常に便利なコミユニケーションツールになります。

相手に送るものだからこそ失礼のないようにかつ効率的なメールのやり取りを心がけていきましょう。

 

メールのメリットとデメリット

会話や電話、FAXにもあるようにメールにもメリットとデメリットが存在します。まずはメリットを見てみましょう

 

メリットに関してはこのような点が挙げられます。情報やデータの送受信には非常に効率的に共有できるツールであると言えます。

一方、デメリットに関してはこのような点が挙げられます。

相手がメールを受信したことに気がつかないで情報共有できない可能性があるという点が大きなデメリットかもしれません。感情の要るような内容に関しては後で電話をすれば良いですし、機密情報に関してもメールにセキュリティをかけたり対策は可能になります。これだけみてもメリット部分が非常に目立つ結果になったのではないでしょうか？

 

 

メールを作成していきましょう

 

宛先を決定する

メールを送る相手を決定します。Toの部分に送りたい相手のメールアドレスを入力します。 CCはこの人に対して、というよりこのようなメールを送っています。というようなご参考までにというニュアンスで送る相手を選択します。BCCはメールを送りたいけれどもToやCCに選択した相手には送信したことを隠したいような相手を選択します。

例えば

1. Toに１さん、CCに２さん、BCCに３さんを選択して送信するとメールは全員に送信されます。
2. １さんには２さんにもメールが送信されたことが分かりますが３さんに送信されていることは分かりません。
3. ２さんには１さん宛てにメールが送信されたことが分かりますが３さんに送信されていることは分かりません。
4. ３さんには１さん宛てのメールが２さんにも送られていることが分かり、自分に送信されていることが１さん、２さんには知られていないことが分かります。
5. 最初は使い分けに苦戦するかもしれませんがTo、CC、BCCにはこのような使い分けができます。

 

件名

メールを開く前にどのような内容のメールなのか確認することができます。1日に何通もメールを受信している相手にとっては件名でメールの内容が予測しにくいのはタイムロスになります。件名は長過ぎずシンプルかつどのような内容のメールなのかがわかるような件名にしましょう。

(例) ◯/□ の会議の件について

◯月分○○の予算について

◯◯についてのお問い合わせ

返信する場合は受信したメールの件名の前に「Re」をつけると相手は返信のメールだとすぐ分かります。

 

本文

いきなり本題に入れば相手もすぐ分かる…かもしれませんがあまり良いメールとはなりません。ますは挨拶を短い分で済ませて誰からのメールなのかすぐ分かるように最初にもってきましょう。

「お世話になっております、株式会社◯◯の◯田です。」という文から入るのが無難です。

ここから本文になります。ここからがメールのメイン部分になるので相手に分かりやすく、読みやすい文にしましょう。

画面の端から端まで文字がびっしり詰まった状態の文章は非常に読みづらく、ストレスになります。文章は短く簡潔に、改行を駆使していくとすっきりと読みやすいメールになります。５W2Hで内容をシンプルかつ明確な文になるように意識しましょう。当然ながら（笑）とか🥺とか( ͡° ͜ʖ ͡°)のような絵文字顔文字は絶対ダメです。

 

結びの言葉

「お忙しいとは思いますが、よろしくお願いいたします。」といった文章を添えるとより丁寧なメールに仕上がります。当然相手やメールの内容により適した文章が変わってきますのでうまく使い分けていきましょう。

 

連絡先

メールの最初に名乗りましたが本文の最後にも会社名、部署名、役職、名前、連絡先を明記しておくと相手はわざわざメールの上に戻ったり調べたりする必要もなくなります。だいたいメールの最初と最後の文は繰り返し使うことが多くなるので自身のテンプレを作成してくと良いかもしれません。

 

データを添付する

文章ファイルや容量の少ない資料データであれば問題ありませんが、動画や音声などの容量の大きなデータを送信する際は送信にも受信にも時間がかかってしまいます。極力はデータを圧縮してから送信するようにしましょう。相手は解凍する作業が増えることになるので本文中に回答の作業をしてからデータを確認するようお願いする文章を添えると丁寧です。

 

最終確認

せっかく完成したメールも見落としがあったら台無しです。送信先(To CC BCC)は正しいか、相手の名前、会社名は正しいか(ここを間違えると大変失礼です)、何か予定の日時は正しいか、添付するデータは正しいか、容量は問題無いかをしっかり確認するワンクッション置いてから送信する癖をつけましょう。

 

メールの使用自体が社会人の基本となっています。しっかりしたメールを作成できることは今後の仕事にも役に立つ日が来ると思います。何か一つでも参考になれば幸いです。

 

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