仕事を円滑に進めるホウレンソウ
今回はホウレンソウについてになります。
ホウレンソウとは？
ご存知の方も多いと思いますがホウ・レン・ソウはそれぞれ報告・連絡・相談を一つにまとめた言葉になります。
人が人と仕事をする上で最も重要なのはコミュニケーションです。これら３つのことを早い段階で実行することで仕事は円滑に進めることができるのです。
まずは報告
仕事を任されていたり何かの作業が終えたタイミング、また何か仕事でミスをしてしまった時には報告をしましょう。はじめのうちはわからないことだらけなので余計な報告をしてしまうよりも必要な報告が漏れてしまった時の方がダメージは大きくなります。特にミスをしてしまった場合は1人で解決しようとせずにいち早く上司や先輩に報告するようにしましょう。
会社によっては日報や週報をまとめるところがあると思いますが、1日でも早くまとめ方を覚えて必要な内容を相手に伝えられるようになっておきましょう。
悪いことほど早めの報告を
仕事でのミスや悪い報告は報告したくない、先延ばしにしたいと思ってしまうかもしれませんが悪い報告ほど早めに処理しておくべきです。もし小さなミスだからと思い自分で解決しようとして実際に自分で解決できれば良いですがそれが原因で状況がさらに悪化してしまえばより大きなミスを後々になって報告する羽目になります。それで終了であれば良いですが、この一件で勝手に行動してミスをする、コミュニケーションもとらないヤツだと判断されて信用がなくなってしまいます。そうなれば大切な仕事を任せてもらえる機会を逃し、昇格の道も遠ざかっていくだけでなく会社にいづらくなってしまうことさえ考えられます。仕事でのミスは早い段階で報告をして上司や先輩の判断を仰ぎましょう。
良い報告
上司や先輩も仕事を任せたっきりで全く仕事をしていないわけではなく忙しい身ですから報告の際も手短に済ませるのが理想的です。そのためにはまずこれまでの過程からではなく結果から話すようにしましょう。一番知りたい部分が最後になってしまうと時間を取られて最終的に結果以外の話が頭に残りません。まずは結果を報告してからそれまでの過程を報告していきましょう。この過程があったからこのような結果になったと頭の中で整理しやすくなります。そして報告は早めに！理想としてはどのような状況かを聞かれる前に報告をすることです。現段階で途中でも問題が生じていないかを確認する意味でも報告は早く正確にするように心がけましょう。
次に連絡
報告と重なる部分がありますが、新しい情報共有や出退勤など必要な情報を伝えます。時に情報共有は先輩や上司だけでなく同僚や部下に伝える機会も出てきます。
様々な連絡手段
連絡の方法は多くあります。その内容や伝えるべき相手に応じて臨機応変に連絡手段を使い分けていきましょう。
口答、電話
簡単な連絡や出退勤に関してはベストな方法だと思います。すぐに連絡ができてかつ単純な内容となるために相手の時間を撮るのも最小限に抑えられます。
メールやLINE
今や連絡の際にLINEサービスを利用している会社も珍しくありません。1人に連絡したり複数に連絡をするも自由ですしチャットのようにリアルタイムで複雑な内容も文字として送信できます。さらに履歴として残るので後々見返しても確認することができます。
書面
掲示物などで一枚作成して張り出しておけば見た人には必ず情報が行き渡ります。広く知れ渡りやすい方法ですが限定された人にしか公開したくない情報には不向きの方法になります。
FAX
これはだんだんと使う機会も減ってきていると思いますが、他部署や他社への連絡がある場合にはこの方法も使えます。インターネットが普及したこの時代には書面で残せる以外は電話やメール、LINEで事足りてしまうと思います。
最後に相談
仕事を進めていく上で悩んだり行き詰まってしまったりすることがあると思います。そんな時はミスをしていなくても一度立ち止まって上司や先輩に相談してみましょう。相談はミスをしないための予防線として大いに有効な方法となります。
良い相談の仕方
問題点や課題が浮上してきたときはすぐさま相談してしまうのではなく一旦整理してからにしましょう。相談相手の負担を減らすためにも内容を簡潔にまとめてどのような課題が出てきたのかを相談するようにしましょう。そして相談するタイミングも大事です。急を要する内容でないのであれば相談相手の手が空いている時を狙って相談してみましょう。あくまでも相談相手の目線に立って今なら問題がないかを確認しておくことが大事です。次に自分の意見を持つことです。これが分かりません、教えてください！こんな相談なら誰でもできます。何でもかんでも聞けば教えてもらえるのであれば上司や先輩が仕事をすればいいだけのこと。その仕事を通して自身の成長や経験を積むためにもまずは限界まで解決策を考えましょう。それが100％正しいと確信のあるものではないのであれば一度相談して判断を仰ぎましょう。
結果を報告するまでが相談
相談してアドバイスをいただきました。その結果良い方向に事が進みました。絶対にそれだけで終わらせないようにしましょう。相談相手は親身になってアドバイスをしてくれました。当然その後どうなったか気になるはずです。相談した結果どのような結果になったとしても最後にアドバイスをいただいたことへの感謝の気持ちを伝えることは忘れずにいましょう。
社会人として当たり前の内容かもしれませんが、人と人が円滑に仕事を進めていく上で最も重要なのはコミュニケーションです。それを仕事ベースで活用していくことのできるホウ・レン・ソウは基本かつ重要な内容になっていますので今一度初心にかえって実践してみましょう。
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